e-Defter uygulamasına geçiş zorunluluğu: kimler e-Defter tutmak zorunda?

Zorunluluk kapsamı

Elektronik Defter Genel Tebliği'nin 3.2. bölümüne göre aşağıdaki mükelleflerin e-Defter uygulamasına dahil olmaları zorunludur:

1. e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler (bunlar, e-Fatura geçiş süresi içinde; yıl içinde zorunlu geçenler ise izleyen yılın başından itibaren e-Defter'e geçer),
2. Türk Ticaret Kanunu madde 397/4 uyarınca bağımsız denetime tabi olan şirketler (şartları sağladıkları yılı izleyen yılın başından itibaren),
3. Bilanço esasına göre defter tutmak zorunda olan mükellefler ile ihtiyari olarak bilanço esasına göre defter tutmayı tercih edenler (tebliğe eklenen bent; 1/1/2025'ten itibaren).

Dernek ve vakıfların iktisadi işletmelerinden bilanço esasına göre defter tutanlar da kapsamdadır. Buna karşılık Vergi Usul Kanunu'nun 172 ve 173. maddeleri kapsamında defter tutma yükümlülüğü bulunmayan dernek, vakıf, sendika, oda, birlik, federasyon, konfederasyon gibi mükellefler, kurumlar vergisinden muaf kooperatifler ve iflas kararının devamı süresince iflas hâlindeki mükellefler için zorunluluk yoktur.

Bilanço esaslı mükellefler için geçiş zamanı

1/1/2025'ten (bu tarih dahil) itibaren bilanço esasına göre defter tutmak zorunda olan veya ihtiyari olarak bilanço esasını tercih eden mükellefler, bu tarihten itibaren e-Defter uygulamasına geçip Gelir İdaresi'nin edefter.gov.tr adresinde format ve standardını belirlediği defterleri e-Defter olarak tutmak zorundadır. Özel hesap dönemi tayin edilenler için 2025 yılı içinde başlayan hesap dönemi başından itibaren geçerlidir. 1/1/2025'ten itibaren yeni işe başlayan, yeniden işe başlayan, sınıf değiştiren, yeni mükellefiyete giren ve muafiyeti kalkan mükelleflerden bilanço esasında defter tutacaklar için işe başlama, sınıf değiştirme, yeni mükellefiyet veya muaflıktan çıkma tarihinden itibaren geçerlidir.

Bu mükellefler envanter defterini ihtiyari olarak e-Defter şeklinde de tutabilir; Gelir İdaresi, faaliyet konusu, mükellefiyet süresi, vergi türü, aktif büyüklüğü, öz sermaye büyüklüğü, brüt satış hasılatı ve sektör gibi ölçütlerle envanter defterinin e-Defter olarak tutulmasını zorunlu kılabilir.

Gelir İdaresi'nin zorunluluk getirme yetkisi

Gelir İdaresi, yaptığı analiz veya inceleme çalışmaları sonucunda riskli veya vergiye uyum düzeyi düşük olduğu tespit edilen mükellefleri ya da mükellef gruplarını, faaliyet, sektör ve ciro tutarına bağlı olmaksızın, yazılı bildirim yapıp geçiş hazırlıkları için en az 3 ay süre vererek e-Defter uygulamasına geçirebilir. Kamu idare ve kuruluşları ile iktisadi kamu kuruluşları için zorunluluk yoktur; isteğe bağlı olarak dahil olabilirler.

Dönüşüm, birleşme, bölünme ve iflas

• e-Defter zorunluluğu olan mükelleflerin tam bölünme, birleşme (devralma şeklinde veya yeni kuruluş şeklinde) veya tür değişikliğine gitmeleri hâlinde devrolunan veya birleşilen mükellefler ile ortaya çıkan yeni tüzel kişiler e-Defter'e geçmek zorundadır. Geçiş süresi hiçbir koşulda işlemin ticaret siciline tescil tarihini izleyen ay başından itibaren 3 ayı geçemez.
• e-Defter uygulamasına dahil olan veya olması gereken bir gerçek kişi mükellefin ticaret şirketine dönüşmesi hâlinde yeni şirket de aynı 3 aylık sürede e-Defter'e geçmek zorundadır.
• Haklarında iflas kararı verilen mükelleflerin e-Defter hesapları iflas idaresinin talebiyle kapatılabilir; defterleri kâğıt ortamında tutulur. İflas kararı kalkarsa yeniden e-Defter'e geçilir.

Geçmezseniz ne olur?

Tebliğe göre zorunluluğa rağmen uygulamaya dahil olmayanların e-Defter hesapları Gelir İdaresi tarafından re'sen açılır ve durum mükellefe bildirilir. Bildirimin yapılmamış olması zorunluluğu ortadan kaldırmaz. Bu mükellefler zorunluluğun başladığı tarihten itibaren kâğıt ortamında defter tutamaz; kâğıt ortamında tuttukları defterler hiç tutulmamış sayılır. Ayrıca Vergi Usul Kanunu'nda öngörülen cezai hükümler uygulanır. e-Defter'in tutulması, onaylanması ve berat süreleri için berat sayfasına ve berat yükleme süreleri sayfasına, tüm e-belge zorunluluklarının genel görünümü için e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter rehberine bakın.