Gider pusulası nasıl düzenlenir ve hesaplanır? Stopaj oranları, net ödeme ve KDV-2

Gider pusulası nedir, kim kime düzenler?

Birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, kazancı basit usulde tespit edilenler, defter tutmak zorunda olan serbest meslek erbabı ve çiftçiler; belge düzenleme zorunluluğu bulunmayanlara yaptırdıkları işler veya onlardan satın aldıkları mallar için, işi yapana veya malı satana imza ettirecekleri bir gider pusulası düzenler. Vergiden muaf esnaf için düzenlenen gider pusulası, bu kişiler tarafından verilmiş fatura hükmündedir (VUK md. 234). Gerçek usulde vergilendirilmeyen çiftçilerden satın alınan mallar için gider pusulası değil müstahsil makbuzu düzenlenir.

• Gider pusulası; işin mahiyetini, emtianın cins ve miktarını, bedeli ve iş ücretini, tarafların ad-soyad (unvan) ve adreslerini, tarihi içerir; iki nüsha düzenlenir, bir nüshası işi yapana veya malı satana verilir; seri ve sıra numarası içinde teselsül ettirilir.
• 7 gün kuralı: malın tesliminden veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç yedi gün içinde düzenlenir; bu sürede düzenlenmeyen gider pusulası hiç düzenlenmemiş sayılır.
• Bedelin banka, yetkilendirilmiş ödeme kuruluşu veya PTT aracılığıyla ödenmesi hâlinde bu kurumların düzenlediği belgeler gider pusulası yerine geçer (VUK md. 234). Ödeme kaydedici cihaz fişi bu sayımda yer almaz.

Stopaj (gelir vergisi tevkifatı) oranları

Gider pusulası düzenleyen işletme, ödemeyi yaparken GVK md. 94 kapsamında tevkifat yapmak zorundadır. Oran, işi yapan kişinin statüsüne ve işin türüne göre belirlenir. Aşağıdaki oranlar GİB arşivindeki güncel madde metninden alınmıştır:

Gider pusulası kapsamı dışındaki GVK 94 kesintileri (bu araçta yok): dar mükellefe telif/patent hakkı satışı (%20, 94/4), PTT acenteliği komisyonu (%20, 94/12), ücretler, kâr payı, menkul sermaye iratları vb. Bunlar gider pusulasıyla değil kendi belgeleriyle (bordro, fatura, dekont) belgelenir.

Neye dikkat etmeli?

• Esnaf muaflığı oranları yalnızca vergiden muaf esnaf için geçerlidir. İşi yapan kişi gerçek usulde, basit usulde veya serbest meslek mükellefiyse fatura/serbest meslek makbuzu düzenlemesi gerekir.
• Mal ve hizmet bedeli ayrılamıyorsa esnaf hizmet oranı (%10) uygulanır (94/13-d).
• Oranlar Cumhurbaşkanı kararıyla değişebilir; işlem yapmadan önce güncel kararı teyit edin.

Brüt, net ve toplam maliyet hesabı

• Net ödenecek tutar = Brüt bedel × (1 − stopaj oranı). Örn. brüt 10.000 TL, tamir-bakım için %10 stopaj: stopaj 1.000 TL, kişiye ödenecek net 9.000 TL. Gider pusulasında brüt bedel, stopaj ve net tutar ayrı ayrı gösterilir.
• Net tutardan brüte: kişiyle "eline geçecek tutarı" anlaştıysanız stopajı siz üstlenmiş olursunuz: Brüt = Net ÷ (1 − stopaj oranı). Örn. net 9.000 TL, %10: brüt 10.000 TL.
• Toplam maliyetten geriye: işletme için gider brüt bedeldir (stopaj brüt bedelin içindedir). KDV-2 uygulanıyor ve KDV'yi KDV-1'de indiremiyorsanız KDV de maliyete girer: Brüt = Maliyet ÷ (1 + KDV oranı).
• Vergi dairesine ödenecek: kesilen stopaj muhtasar ve prim hizmet beyannamesiyle; KDV-2 uygulanıyorsa KDV de KDV-2 beyannamesiyle ödenir.

Muhasebe kaydı

Brüt bedel ilgili gider hesabına (ör. 770 Genel Yönetim Giderleri) borç, kesilen stopaj 360 Ödenecek Vergi ve Fonlar hesabına alacak, kişiye ödenecek net tutar 320 Satıcılar (peşin ödenirse 100/102) hesabına alacak yazılır. KDV-2 uygulanıyorsa KDV tutarı 191 İndirilecek KDV (indirim hakkı varsa) borç, 360 alacak olarak eklenir.

KDV ve KDV-2 (sorumlu sıfatıyla KDV)

Gider pusulasında KDV çoğu zaman hiç doğmaz: vergiden muaf esnaf, nihai tüketici ve arızi (süreklilik arz etmeyen) serbest meslek işi yapanlar KDV mükellefi değildir. Bu durumda gider pusulasına KDV yazılmaz ve KDV-2 beyannamesi verilmez.

KDV-2 ne zaman gündeme gelir? İşi yapan kişi aslında bu işi sürekli ve mutat yapıyorsa (örneğin aynı kişiye bir takvim yılı içinde ikinci kez gider pusulası düzenlemek, işin arızi değil süreklilik taşıdığını düşündürür) o kişi için KDV mükellefiyeti tesisi gerekir ve gider pusulasıyla ödeme yapıldığı sürece KDV, ödeyen tarafından sorumlu sıfatıyla hesaplanıp KDV-2 beyannamesiyle beyan edilmesi, indirim hakkı varsa aynı tutarın KDV-1 beyannamesinde indirilmesi yoluna gidilir. KDV oranı işin tabi olduğu orandır (genel oran %20'dir).

Dikkat — bu kuralın dayanağı: "Aynı kişiye bir yıl içinde ikinci kez gider pusulası düzenlendiğinde KDV-2 uygulanır" şeklinde takvim yılı ya da kaç kez eşiği tanımlayan bir madde VUK md. 234'te veya KDV Kanununda bulunamadı. Kaynaklarda esas ölçüt sürekliliktir (arızi mi, mutat mı). Bu nedenle araç, "KDV-2 uygulanacak mı?" kararını sizin işaretlemenize bırakır: ikinci pusula, süreklilik ve ilgili özelge dikkate alınarak karar verin, gerekirse vergi dairesinden veya yetkili meslek mensubundan görüş alın. Bu satır ikincil kaynaklara dayanır; resmî teyit edilmemiştir.

KDV Kanunu md. 9/2 uyarınca belgesiz hizmet satın alındığının tespiti hâlinde, ziyaa uğratılan KDV hizmeti satın alan mükelleften aranır; gider pusulası düzenlenmesi bu bakımdan da önemlidir.

Sık yapılan hatalar

• Süreklilik arz eden işlerde (sürekli aynı kişiden danışmanlık, düzenli kira dışı hizmetler) gider pusulası yerine kişiden fatura veya serbest meslek makbuzu istemek.
• Pusulayı 7 günden sonra düzenlemek (belge hiç düzenlenmemiş sayılır; gider kabul edilmeme ve usulsüzlük cezası riski doğar).
• Stopajı kesip muhtasarda beyan etmemek.
• Çiftçiden mal alımında gider pusulası düzenlemek (müstahsil makbuzu gerekir).
• Net tutarı brüt sanıp stopajı ikinci kez düşmek (ya da brütten hesaplamamak).

Örnek hesap

Aşağıdaki sonuç, hesaplayıcıya örnek değerler girilerek üretilmiştir:

• Tutar (TL): 10.000
• Girdiğiniz tutar türü: Brüt tutar (stopaj öncesi, pusulada yazılacak bedel)
• Ödemenin türü (stopaj oranı): Esnaf muaflığından hizmet alımı: tamir, bakım, onarım, nakliye, işçilik vb. (mal ve hizmet bedeli ayrılamıyorsa da) — %10 (GVK 94/13-d)
• Stopaj oranı (%): 0
• KDV oranı: %20
• İşin mahiyeti / cinsi: Hizmet bedeli

Örnek tutarlar yalnızca gösterim amaçlıdır; kendi rakamlarınızla hesaplamak için aşağıdaki düğmeyi kullanın.

İlgili özelgeler: Gelir İdaresi Başkanlığı'nın bu konudaki özelgelerini özelge arşivinde arayın veya konu derlemesini inceleyin.