SGK işyeri dosyası nasıl açılır? Adım adım işyeri bildirgesi

Önce: hangi yolla dosya açılır?

Dayanak: 5510 sayılı Kanun md. 11 (3. ve 6. fıkra) ve SGK İşveren İşlemleri Genelgesi 2020/20, bölüm “İşyeri bildirgesinin gönderilmesi ve tescil işlemleri”, “İşyerinin resen tescili” ve 7.2 (ticaret sicilinden otomatik tescil). Resen tescilde de aynı sicil numarası verilir; ancak bildirgeyi süresinde vermemenin cezai sonucu ayrıca doğar (5510 md. 102). Ceza tutarları yıllık değiştiği için burada yazılmamıştır.

Şirket kuruluşunda otomatik tescil: ne olur, ne yapmalısınız?

• Ticaret sicili müdürlüğü, şirket kuruluş dilekçesi ve bildirim formundaki bilgileri SGK’ya çevrim içi aktarır; işyeri dosyası kendiliğinden açılır, ayrıca işyeri bildirgesi düzenlenmez (Genelge 7.2.1–7.2.2).
• Dosyanın kapsama alınma tarihi: kuruluş dilekçesinde sigortalı çalıştırılmaya başlanacağı tarih yazılıysa o tarih, yoksa şirketin kuruluş tarihi.
• İşyeri bilgilerini içeren Ek-6 dökümü işverene tebliğ edilir.
• e-Sigorta: sözleşme işverene/yöneticilere e-Devlet üzerinden gönderilir; onaylanınca kullanıcı adı ve şifre etkinleşir. SGK’ya gidip dilekçe vermenize gerek kalmaz.
• Sigortalı çalıştırmasanız da dosya açılır; tescil tarihinden itibaren 2 yıl içinde sigortalı çalıştırılmazsa sistem dosyayı kapsamdan çıkarır. Sonradan sigortalı çalıştırırsanız dosya yeniden etkinleştirilir ve işlemler aynı dosyadan yürür.
• Sonradan ilk sigortalıyı çalıştırdığınızda işyeri bildirgesi istenmez, bildirge verilmedi diye ceza uygulanmaz (kapsama alınış tarihi sigortalı çalıştırmaya başlanan tarihe göre güncellenir).
• Kuruluş adresinden farklı bir adreste yeni işyeri açılması, şube, ihale işi, devir veya nakil gibi hâllerde ise işyeri bildirgesi verme yükümlülüğü sürer (Genelge 7.2.2).

İşyeri bildirgesi adım adım

1. Hazırlık: işveren/ünvan ve vergi kimlik bilgileri, işyeri adresi, faaliyet konusu (iş kolu), çalıştırılmaya başlanacak sigortalı sayısı, e-Sigorta kullanıcısı olacak kişi bilgileri.
2. Bildirgeyi elektronik ortamda gönderin. Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği md. 27 uyarınca bildirge elektronik ortamda verilir; Genelge e-Devlet’teki “İşyeri Bildirgesi (4-a’lı Sigortalı Çalıştırılanlar Yönünden)” menüsünü anar. Sosyal güvenlik merkezini doğru seçin.
3. Süre: bildirge en geç sigortalı çalıştırmaya başlanılan tarihte verilir (5510 md. 11/3). Sigortalı çalıştırmaya başlanan tarih bildirgenin verildiği tarihten önceyse bildirge süresinde verilmemiş sayılır. Bildirgenin gönderildiği tarih SGK’ya verildiği tarihtir; işyerinin tescil tarihi (kapsama alınış) sigortalı çalıştırmaya başlanılan tarihtir.
4. Belgeler: Yönetmelik md. 29’a göre bazı işyerlerinde belge zorunludur — alt işverenler için asıl işverenle yapılan sözleşmenin örneği, adi ortaklıklar için noter onaylı ortaklık sözleşmesi, ihale işlerinde sözleşme veya idarenin yazısı, inşaatta varsa arsa sahibiyle müteahhit arasındaki sözleşme. Diğer belgeler gerektiğinde SGK ünitesince istenir. Belgeleri e-Devlet ekranından PDF veya JPEG olarak en çok 10 adet, her biri en çok 10 MB sisteme yükleyebilirsiniz; yüklediğiniz belgeler ayrıca SGK’ya götürülmez. Elektronik ortamdan temin edilebilen belgeler (ör. ticaret sicil gazetesi) istenmez. Bildirgenin çıktısı ise SGK tarafından istenmez.
5. Onay: bildirgeyi sosyal güvenlik merkezi/il müdürlüğü onaylayıncaya kadar yüklediğiniz belgeleri değiştirebilirsiniz; onaydan sonra yalnızca görüntülenebilir.
6. Yanlış girdiyseniz: tescil işlemi yapılmamış olmak ve bildirge verme süresi geçmemiş olmak koşuluyla, süresinin son günü dahil bildirgeyi iptal edebilir veya düzeltebilirsiniz. Yanlış sosyal güvenlik merkezine ulaşan bildirge de süresinde verilmiş sayılır; süre geçtikten sonra yanlış merkez fark edilirse merkez nakil/transfer işlemini kendisi yapar.
7. Sonuç: tescil yapılınca işyeri sicil numarası verilir. Artık işe giriş bildirgesi ve aylık prim ve hizmet belgesi / muhtasar ve prim hizmet beyannamesi bu dosya üzerinden verilir.

Bilgi: çalıştırılacak sigortalı sayısını bildirgede olduğundan az yazmak ayrıca bir işlem doğurmaz, ihbar-şikâyet yoksa SGK bu farka dokunmaz; ancak bildirgede sayı belirtilip hiç sigortalı çalıştırılmazsa işveren yazılı başvurusuyla dosyanın işlemden kaldırılmasını isteyebilir (Genelge, işyeri bildirgesi bölümü).

e-Sigorta (e-Bildirge) kullanıcı kodu ve şifresi

• Bildirge gönderilirken işyeri tescil ekranındaki “e-Sigorta Kullanıcısı Bilgileri” kısmı doldurulursa şifre başvurusu da yapılmış olur. Şartları taşıyanlarda aktivasyon, e-Sigorta Sözleşmesi’nin e-Devlet’te onaylanmasıyla otomatik yapılır; bu durumda başvuru formu, vekâletname ve imzalı sözleşme ayrıca istenmez (Genelge, e-Bildirge 3.1).
• Onay için işyerinin tüm yöneticileri/ortakları gerçek kişi olmalıdır; tüzel kişi yönetici varsa aktivasyon, başvuru formu ve imzalı sözleşmenin SGK ünitesine verilmesiyle yapılır (3.3).
• Meslek mensubu (SMMM) veya başka bir kişi adına şifre alınabilir: gerçek kişi işveren adına olduğu gibi, şirkette temsil ve ilzama yetkili kişiler ya da bu kişilerin yönetim kurulu kararı veya noter vekâletnamesi ile yetkilendirdiği kullanıcı adına başvurulabilir; SMMM/SM için de aynı yol izlenir. Vekâletnamede SGK işlemleri, e-sigorta şifresi başvurusu, şifre teslim alma ve aylık prim ve hizmet belgesi gönderme yetkisi yazılmalıdır; vekâletname aslı ilk aşamada istenmez, ancak gerekirse ünite tarafından talep edilir (3.2).
• Onay işlemleri tamamlanıp şifre verildikten sonra e-Bildirge yetkili onayından yönetici çıkarma veya kullanıcı değiştirme ekranlardan yapılamaz; gerekirse sosyal güvenlik merkezine başvurulur (3.4).

Süre ve sorumluluk özeti

Okunan metinler (sitemizdeki arşiv): SGK İşveren İşlemleri Genelgesi 2020/20.

Bu sayfa genel bilgidir; hukuki veya mali danışmanlık yerine geçmez. Mevzuat ve kurum uygulamaları değişir: işlem yapmadan önce ilgili kurumun güncel metnini ve ekranlarını kontrol edin. Ceza ve parasal had tutarları her yıl değiştiği için burada yazılmamıştır.